Shadow IT – kiedy Twoi pracownicy stają się zagrożeniem (nieświadomie)

Shadow IT odnosi się do korzystania przez pracowników z systemów informatycznych, urządzeń, oprogramowania, aplikacji i usług bez wyraźnej zgody działu IT. Chociaż może to umożliwić pracownikom zwiększenie produktywności i kreatywności, stwarza również poważne zagrożenia bezpieczeństwa dla organizacji. Te nieautoryzowane i często niezauważane systemy mogą prowadzić do naruszeń danych, problemów ze zgodnością, mogą prowadzić do naruszeń danych, problemów ze zgodnością oraz innych luk w zabezpieczeniach, które podważają integralność infrastruktury IT firmy.

Łagodzenie ryzyka bezpieczeństwa związanego z zagrożeniami shadow IT wymaga zrównoważonego podejścia, które obejmuje zarówno zrozumienie, jak i zajęcie się podstawowymi przyczynami jego pojawienia się oraz wdrożenie strategicznych środków w celu zarządzania i zabezpieczenia tych nieautoryzowanych zasobów IT. Organizacje muszą ocenić zarówno potencjalne ryzyko, jak i konsekwencje shadow IT oraz wdrożyć kombinację narzędzi technologicznych i zasad organizacyjnych, aby skutecznie zarządzać tymi wyzwaniami. Wspieranie środowiska, które stawia bezpieczeństwo na pierwszym miejscu bez tłumienia innowacji, jest niezbędne do zmniejszenia ryzyka związanego z shadow IT.

Co to jest shadow IT?

Shadow IT odnosi się do korzystania z oprogramowania, aplikacji i urządzeń, które nie są formalnie zatwierdzone przez dział IT organizacji. Zjawisko to stwarza znaczne ryzyko bezpieczeństwa, ale także rzuca światło na potencjalne luki w ofercie technologicznej firmy.

Definicja Shadow IT

Shadow IT obejmuje każdą technologię wykorzystywaną w organizacji bez wyraźnej zgody działu IT. Często obejmuje usługi w chmurze, takie jak przechowywanie lub aplikacje, z których pracownicy korzystają, aby wypełniać zadania związane z pracą poza zakresem narzędzi zatwierdzonych przez firmę. Urządzenia, takie jak osobiste smartfony lub tablety, używane do celów służbowych, również podlegają tej definicji, jeśli nie są zarządzane przez organizację.

Przykłady Shadow IT

Typowe przykłady shadow IT obejmują pracowników subskrybujących aplikacje w chmurze, takie jak usługi udostępniania plików lub narzędzia zwiększające produktywność, które mogą mieć negatywny wpływ na bezpieczeństwo IT w firmie. Na przykład zespół może używać niezatwierdzonego narzędzia do zarządzania projektami, aby współpracować wydajniej. Ponadto podczas pracy zdalnej pracownicy mogą zdecydować się na korzystanie z aplikacji do przesyłania wiadomości osobistych lub oprogramowania do wideokonferencji, które nie jest monitorowane ani obsługiwane przez ich organizację, omijając w ten sposób formalne kanały komunikacji.

Powody rozwoju Shadow IT

Na rozwój Shadow IT wpływa kilka czynników:

• Łatwość dostępu: Pracownicy mogą uznać, że łatwiej jest pozyskiwać i korzystać z aplikacji lub usług bez przechodzenia przez tradycyjny proces zatwierdzania przez dział IT.
• Wzrost produktywności: Osoby lub zespoły często stosują niezatwierdzone narzędzia w celu zwiększenia produktywności lub przezwyciężenia ograniczeń istniejącego oprogramowania firmowego.
• Praca zdalna: Wzrost liczby osób pracujących zdalnie sprawił, że pracownicy zaczęli szukać narzędzi umożliwiających współpracę i dostęp do danych z dowolnego miejsca, czasami uciekając się do usług spoza ekosystemu IT organizacji.
• Problemy ze zgodnością: Kiedy pracownicy korzystają z nieautoryzowanego oprogramowania, mogą nieświadomie spowodować naruszenie standardów regulacyjnych przez organizację, co może prowadzić do problemów ze zgodnością.

Rozumiejąc, co stanowi pojęcie Shadow IT i rozpoznając motywy stojące za jego wykorzystaniem, organizacje mogą podjąć kroki mające na celu ograniczenie związanych z nim zagrożeń bezpieczeństwa.

Ocena ryzyka i konsekwencji

Rozważając wdrożenie rozwiązań zaradczych wobec shadow IT, organizacje muszą ocenić różne ryzyka w firmowej sieci i ich potencjalne konsekwencje, aby zapewnić solidne środki bezpieczeństwa.

Zagrożenia bezpieczeństwa i luki w zabezpieczeniach

Shadow IT wprowadza zagrożenia bezpieczeństwa, ponieważ nieautoryzowane aplikacje i urządzenia zazwyczaj nie przestrzegają protokołów bezpieczeństwa organizacji. Mogą one obejmować niezałatane oprogramowanie, które jest podatne na ataki malware. Istnieje również zagrożenie niewystarczających kontroli dostępu, co pozwala nieautoryzowanym użytkownikom na potencjalny dostęp do poufnych informacji.

Utrata danych i naruszenia danych

Korzystanie z niezatwierdzonych systemów informatycznych może prowadzić do utraty danych, jeśli aplikacje te nie mają odpowiednich mechanizmów tworzenia kopii zapasowych. Ponadto, shadow IT znacznie zwiększa prawdopodobieństwo naruszeń danych, ponieważ dane często znajdują się poza środkami ochronnymi sieci korporacyjnej, co czyni je łatwiejszym celem dla cyberprzestępców.

Naruszenia zgodności i konsekwencje prawne

Organizacje podlegają różnym prawom i regulacjom dotyczącym ochrony danych. Korzystanie z shadow IT może skutkować brakiem zgodności, co może nie tylko skutkować wysokimi grzywnami, ale także może prowadzić do pozwów sądowych i szkód dla reputacji, jeśli wrażliwe dane zostaną niewłaściwie obsłużone lub ujawnione.

Koszty i nieefektywność

Shadow IT może przyczynić się do wyższych kosztów operacyjnych z powodu nieefektywności. Wynika to z nadmiarowych aplikacji i potencjalnej duplikacji danych. Gdy używane jest nieautoryzowane oprogramowanie, może to również prowadzić do zwiększonych kosztów wsparcia i złożoności w zarządzaniu IT. Gdy te ukryte koszty zostaną uwzględnione, implikacje finansowe stają się namacalne.

Strategiczne podejścia do łagodzenia skutków Shadow IT

Skuteczne zarządzanie Shadow IT ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia ryzyka bezpieczeństwa. W tej sekcji opisano cztery strategiczne podejścia, które wzmacniają dopasowanie między politykami IT a potrzebami użytkowników, minimalizując w ten sposób powierzchnię ataku.

Opracowywanie kompleksowych zasad IT

Organizacje powinny opracować jasne zasady IT, które określają dopuszczalne wykorzystanie i zakup zasobów technologicznych. Zasady te muszą być kompleksowe i skutecznie komunikowane wszystkim pracownikom, aby zapobiec nieautoryzowanym działaniom IT. Kierownictwo odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że zasady te są aktualne i odzwierciedlają ewoluujący krajobraz technologiczny.

Poprawa widoczności i monitorowania

Widoczność środowiska IT pomaga organizacjom wykrywać i zarządzać Shadow IT. Wdrażanie rozwiązań monitorujących ruch sieciowy i analizujących wzorce może ujawnić nieautoryzowane aplikacje i urządzenia. Należy również regularnie aktualizować inwentaryzacje autoryzowanego oprogramowania i sprzętu, aby ułatwić ten proces.

Poprawa współpracy działu IT i użytkowników

Wspieranie środowiska współpracy między działem IT a użytkownikami końcowymi jest niezbędne do złagodzenia Shadow IT. Dział IT powinien rozumieć potrzeby użytkowników i dostarczać zatwierdzone alternatywy, które spełniają te potrzeby. Poprzez angażowanie użytkowników w podejmowanie decyzji organizacje mogą zachęcać do przestrzegania zasad i zmniejszać prawdopodobieństwo, że użytkownicy będą szukać zewnętrznych rozwiązań.

Przeprowadzanie regularnych audytów i ocen

Audyty i oceny odgrywają kluczową rolę w określaniu zakresu Shadow IT w organizacji. Rutynowe kontrole infrastruktury IT pozwalają na identyfikację luk w zabezpieczeniach. Oceny powinny obejmować oceny kontroli dostępu, przepływu danych i urządzeń zewnętrznych podłączonych do sieci.

Rozwiązania i narzędzia technologiczne

Organizacje mogą proaktywnie zwalczać obawy dotyczące bezpieczeństwa IT w cieniu, wdrażając konkretne rozwiązania technologiczne i narzędzia. Środki te mają na celu zwiększenie widoczności i kontroli nad nieautoryzowanymi urządzeniami IT i oprogramowaniem.

Wdrażanie narzędzi i protokołów bezpieczeństwa

Wdrożenie solidnych narzędzi i protokołów bezpieczeństwa jest niezbędne do wykrywania nieautoryzowanych urządzeń i aplikacji. Organizacje powinny:

• Skonfigurować zapory sieciowe, aby monitorować ruch sieciowy.
• Konfigurować protokoły sieciowe w celu uwierzytelniania i zabezpieczania komunikacji.
• Poinformować pracowników o zasadach bezpieczeństwa, obejmujących protokoły silnych haseł i standardy szyfrowania, oraz je egzekwować, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Wykorzystanie brokerów zabezpieczeń dostępu do chmury (CASB)

Brokerzy bezpieczeństwa dostępu do chmury (CASB) są kluczowi w zarządzaniu bezpieczeństwem chmury. Zapewniają:

• Wgląd w wykorzystanie aplikacji SaaS.
• Kontrola nad danymi i możliwość stosowania zasad kontroli dostępu.
• Pomagają łagodzić zagrożenia cyberbezpieczeństwa poprzez rozszerzenie polityki bezpieczeństwa organizacji na środowisko chmurowe.

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania systemami informatycznymi

Organizacje mogą wykorzystać oprogramowanie do zarządzania systemami IT, aby uzyskać kompleksową kontrolę nad swoimi systemami IT. Te narzędzia pozwalają administratorom IT:

• Odkrywać nieautoryzowany sprzęt i oprogramowanie.
• Regularnie stosować aktualizacje i poprawki zabezpieczeń.

Efektywne zarządzanie systemem informatycznym gwarantuje, że wszystkie urządzenia spełniają standardy cyberbezpieczeństwa firmy.

Wdrażanie systemów wykrywania i zapobiegania włamaniom

Systemy wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDPS) odgrywają kluczową rolę w identyfikowaniu i reagowaniu na cyberzagrożenia. One:

• Monitorują sieci pod kątem podejrzanej aktywności.
• Blokują potencjalne zagrożenia, aby ograniczyć próby włamań.

Zastosowanie IDPS pozwala na wcześniejsze wykrywanie naruszeń bezpieczeństwa i zapobieganie utracie danych.

Środki organizacyjne służące promowaniu bezpieczeństwa

Organizacje mogą wzmocnić swoją postawę bezpieczeństwa, wdrażając konkretne środki, które koncentrują się na monitorowaniu i zarządzaniu zasobami IT. Środki te są ważne, aby zapewnić, że shadow IT nie narazi firmy na niepotrzebne ryzyko.

Wdrażanie procesów zatwierdzania zasobów informatycznych

Należy ustanowić proces zatwierdzania dla wszelkich nowych zasobów IT. Proces ten zazwyczaj obejmuje zespół IT, który ocenia zasób pod kątem zgodności ze standardami bezpieczeństwa. Na przykład:

• Do każdego wniosku wymagana jest dokumentacja szczegółowo opisująca cel i kwestie bezpieczeństwa.
• Zespół IT weryfikuje i zatwierdza wnioski na podstawie wstępnie zdefiniowanych kryteriów, aby zapewnić zgodność z istniejącymi protokołami bezpieczeństwa.

Kształcenie pracowników w zakresie najlepszych praktyk bezpieczeństwa

Ciągła edukacja na temat najlepszych praktyk bezpieczeństwa i cyberzagrożeń wśród pracowników jest kluczowa dla ochrony organizacji. Obejmuje to:

Regularne sesje szkoleniowe mające na celu zwrócenie uwagi na zagrożenia związane z niedozwolonym oprogramowaniem i urządzeniami.

Materiały rozpowszechniane w postaci wytycznych i list kontrolnych, zwiększające świadomość tego, jak identyfikować i unikać zagrożeń bezpieczeństwa.

Tworzenie inwentarza autoryzowanych aplikacji i urządzeń

Organizacje powinny prowadzić rejestr wszystkich autoryzowanych aplikacji i urządzeń, który spełnia kilka funkcji:

• Zawiera informacje pozwalające szybko sprawdzić, czy nowa aplikacja lub urządzenie zostało zatwierdzone do użytku.
• Regularne aktualizacje stanu magazynowego gwarantują szybką identyfikację i naprawę wszelkich nieprawidłowości lub nieautoryzowanych narzędzi.

Ustanawianie jasnych kanałów komunikacji

Komunikacja między pracownikami a działem IT jest kluczowa dla zarządzania shadow IT. Organizacje powinny:

• Utworzyć jasne kanały do zgłaszania i omawiania wszelkich niezatwierdzonych zasobów IT.
• Zadbać o to, aby istniała pętla informacji zwrotnej, dzięki której pracownicy będą rozumieli decyzje dotyczące ich próśb.

Dzięki zajęciu się kwestiami zatwierdzania, edukacji, inwentaryzacji i komunikacji organizacje mogą lepiej zarządzać zasobami IT w sposób bezpieczny, minimalizując ryzyko związane z ukrytą infrastrukturą informatyczną.

Zabezpieczenie na przyszłość przed shadow IT

Aby złagodzić ryzyko bezpieczeństwa inherentne dla shadow IT, organizacje muszą przyjąć proaktywną postawę. Kluczowe strategie obejmują kultywowanie kultury, która stawia na pierwszym miejscu innowacyjność i otwartość, integrowanie zwinnych metodologii i zapewnianie solidnych planów odzyskiwania po awarii i ciągłości działania. Dzięki temu znacznie zmniejszają swoją podatność na cyberataki, w tym ransomware, i minimalizują powierzchnie ataku.

Promowanie kultury innowacji i przejrzystości

Organizacje muszą tworzyć środowisko, które zachęca pracowników do swobodnej komunikacji na temat ich potrzeb w zakresie nowych technologii. Poprzez proaktywne angażowanie ich w proces podejmowania decyzji, zmniejsza się atrakcyjność shadow IT. Zespoły powinny być zachęcane do:

• Otwartego dzielenia się nowymi pomysłami i potrzebami technologicznymi.
• 
  Uczestniczeniu w regularnych szkoleniach z zakresu świadomości bezpieczeństwa.

Taka przejrzystość pomaga zachować atmosferę, w której potencjalne ryzyka i innowacyjne rozwiązania są swobodnie omawiane, co pozwala organizacji rozwiązywać problemy zanim będą wymagały ukrycia.

Wdrażanie podejścia Agile i DevOps

Przyjęcie praktyk Agile i DevOps pomaga organizacjom stać się bardziej responsywnymi na zmieniający się krajobraz technologiczny. Kluczowe działania obejmują:

• Wdrażanie iteracyjnych cykli rozwoju w celu szybkiego wdrażania funkcji i aktualizacji zabezpieczeń.
• Ułatwianie współpracy między zespołami ds. rozwoju, operacji i bezpieczeństwa w celu zintegrowania cyberbezpieczeństwa na każdym etapie cyklu życia oprogramowania.

Takie podejście ogranicza ryzyko wystąpienia ukrytego IT, gwarantując, że usługi informatyczne nieustannie się rozwijają, aby sprostać wymaganiom użytkowników, eliminując w ten sposób luki, które mogłyby prowadzić do nieautoryzowanych rozwiązań.

Planowanie odzyskiwania po awarii i ciągłości działania firmy

Kompleksowy plan odzyskiwania po awarii i ciągłości działania jest niezbędny w kontekście shadow IT, ponieważ często otwiera nowe możliwości potencjalnych naruszeń. Organizacje muszą:

• Ustanowić jasne protokoły dotyczące tworzenia kopii zapasowych danych, redundancji systemu i szybkiego odzyskiwania danych po incydencie.
• Przeprowadzać regularną ocenę ryzyka w celu identyfikowania i przygotowywania się na potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa.

Dysponując solidnymi systemami odzyskiwania danych, organizacje są lepiej przygotowane na radzenie sobie ze skutkami cyberataków i mogą zagwarantować dostępność usług oraz integralność danych nawet w przypadku zakłóceń.

Podsumowanie: Integracja Shadow IT z oficjalną strategią IT

Organizacje starające się ograniczyć ryzyko związane z Shadow IT powinny rozważyć strategiczną integrację z oficjalną strategią IT.

Inwentaryzacja i analiza:

• Oceń obecne wykorzystanie Shadow IT.
• Określ potrzeby, które zaspokaja i zagrożenia, jakie stwarza.

Rozwój polityki:

• Utwórz jasne zasady określające dopuszczalne użytkowanie i wymagania dotyczące zgodności.
• Upewnij się, że zasady są dostępne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

Środowisko współpracy:

• Wspieranie otwartej komunikacji między działami i zespołami IT.
• Zachęcaj pracowników do dzielenia się swoimi potrzebami i rozwiązaniami, które odkryli.

Bezpieczne rozwiązania informatyczne:

• Dział IT powinien udostępniać bezpieczne i sprawdzone rozwiązania alternatywne, które spełniają potrzeby użytkowników.
• Oceń rozwiązania w kontekście ogólnego zarządzania projektem i celów organizacyjnych.

Monitorowanie i zgodność:

• Regularnie sprawdzaj wykorzystanie zasobów informatycznych.
• Zapewnij przestrzeganie wymogów zgodności poprzez ciągły monitoring.

Edukacja i szkolenia:

• Uświadom pracownikom, jak ważne jest bezpieczeństwo danych i jakie potencjalne zagrożenia niesie ze sobą korzystanie z nieautoryzowanych rozwiązań informatycznych.
• Oferuj szkolenia z zakresu bezpiecznego i efektywnego korzystania z zatwierdzonych zasobów informatycznych‍

Integracja Shadow IT wymaga od organizacji uznania wartości takich rozwiązań przy jednoczesnym zapewnieniu, że wszelkie przyjęte praktyki spełniają ustalone standardy IT i zgodności. Takie podejście nie tylko zmniejsza ryzyko bezpieczeństwa, ale także wykorzystuje zwinność i innowacyjność często oferowane przez Shadow IT. Właściwe zarządzanie tą integracją kieruje korzyści Shadow IT w produktywność przy jednoczesnym utrzymaniu bezpiecznego środowiska IT.

Bitdefender GravityZone jako skuteczna odpowiedź na zagrożenia Shadow IT

Shadow IT – czyli wykorzystywanie w firmie nieautoryzowanych aplikacji i urządzeń przez pracowników – stanowi poważne wyzwanie dla bezpieczeństwa organizacji. Choć często wynika z potrzeby szybszego działania lub obejścia sztywnych procedur IT, w praktyce naraża firmę na wycieki danych, luki bezpieczeństwa i brak zgodności z regulacjami. W tym kontekście kompleksowe rozwiązania zabezpieczające, takie jak Bitdefender GravityZone, odgrywają kluczową rolę w ograniczaniu ryzyka związanego z Shadow IT.

Bitdefender GravityZone oferuje szereg funkcji, które umożliwiają aktywne monitorowanie i kontrolowanie zasobów IT w organizacji – również tych, które pojawiają się poza oficjalnym nadzorem działu IT:

Zaawansowane wykrywanie aplikacji i procesów

GravityZone umożliwia pełną widoczność tego, jakie aplikacje i procesy są uruchamiane na chronionych urządzeniach końcowych. Dzięki temu dział IT może szybko wykryć nietypowe lub nieautoryzowane oprogramowanie, zanim stanie się ono punktem wejścia dla cyberzagrożeń.

Zarządzanie ryzykiem i analiza podatności

Moduł Risk Management analizuje konfigurację systemów i wskazuje potencjalne słabości wynikające m.in. z instalacji nieautoryzowanego oprogramowania. Dzięki temu możliwe jest nie tylko wykrycie obecności Shadow IT, ale także określenie, jakie realne ryzyko się z nim wiąże.

Kontrola aplikacji i urządzeń (Application & Device Control)

GravityZone pozwala na tworzenie i egzekwowanie polityk dotyczących tego, jakie aplikacje mogą być uruchamiane w środowisku firmowym oraz jakie urządzenia peryferyjne mogą być podłączane do komputerów. To skuteczny sposób na zablokowanie nieautoryzowanych narzędzi zanim zostaną użyte.

Zintegrowany monitoring sieciowy

GravityZone zapewnia wgląd w ruch sieciowy generowany przez urządzenia końcowe. W połączeniu z modułami EDR (Endpoint Detection and Response) umożliwia identyfikację nietypowych połączeń do zewnętrznych usług w chmurze – często używanych przez użytkowników do pracy z Shadow IT (np. nieautoryzowane chmury plików).

Automatyzacja i szybka reakcja

Dzięki automatyzacji zadań związanych z wykrywaniem i reagowaniem na incydenty bezpieczeństwa, GravityZone ogranicza czas potrzebny na neutralizację potencjalnych zagrożeń wynikających z nieautoryzowanej aktywności IT, zanim wyrządzą one szkody.

Podsumowując, Bitdefender GravityZone nie tylko wzmacnia ogólną odporność organizacji na cyberzagrożenia, ale również dostarcza konkretne narzędzia do identyfikacji, kontroli i eliminacji ryzyk wynikających z Shadow IT. W czasach, gdy granice między „oficjalnym” a „ukrytym” IT coraz bardziej się zacierają, inwestycja w zaawansowaną platformę ochrony punktów końcowych staje się nie tylko rozsądnym wyborem – ale wręcz koniecznością.