Czym są oszustwa związane z fakturami i jak małe firmy mogą zachować bezpieczeństwo?

Oszustwa fakturowe stanowią coraz poważniejszy problem dla właścicieli małych firm. Według badania przeprowadzonego w 2024 r. przez Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) firmy tracą około 5% swoich przychodów rocznie z powodu oszustw. Dla bardzo małych firm może to być szczególnie druzgocące.

W 2023 r. FBI poinformowało, że oszustwa Business Email Compromise (BEC), które często obejmują oszustwa fakturowe, były drugim najkosztowniejszym rodzajem przestępstwa po oszustwach inwestycyjnych (4,57 mld USD w 2023 r.). Otrzymali 21 489 skarg, które wyniosły 2,9 mld USD zgłoszonych strat.

Cyberprzestępcy nieustannie znajdują nowe sposoby na wyłudzanie od firm ciężko zarobionych pieniędzy – od hakerów włamujących się do komputerów i zmieniających numery na legalnych kontach partnerskich na swoje własne, po podszywanie się pod Twoją firmę w kontaktach z bankiem.

Możesz zacząć chronić swoją małą firmę, wiedząc, jakie oszustwa są najczęściej stosowane przez oszustów zajmujących się wydawaniem faktur, a także jak je wykrywać i powstrzymywać, zanim będzie za późno.

Czym jest oszustwo fakturowe?

Oszustwo fakturowe ma miejsce, gdy oszust nakłania firmę do zapłaty fałszywej faktury. Może to przybierać różne formy, ale wynik jest taki sam: firma płaci za towary lub usługi, których nigdy nie otrzymała. Oszuści mogą udawać legalnych dostawców, tworzyć fałszywe faktury lub włamywać się na konta e-mail, aby wysyłać fałszywe instrukcje dotyczące płatności.

Oszustwa związane z fakturami mogą dotyczyć zarówno firmy wysyłającej fakturę, jak i klienta ją płacącego. W obu przypadkach oszuści manipulują systemem, aby mieć pewność, że otrzymają zapłatę.

6 różnych rodzajów oszustw związanych z fakturami, o których powinieneś wiedzieć

Oszustwo z fałszywą fakturą: Oszuści wysyłają fałszywe faktury, które wyglądają jak prawdziwe. Jeśli firma jest zalewana fakturami, osoba zajmująca się płatnościami może nie sprawdzać każdej z nich dokładnie. Jeśli komunikacja między wykonaną pracą a procesem fakturowania jest słaba, może nie być sposobu na sprawdzenie, czy fakturujący faktycznie wykonał pracę. Firma płaci fakturę, nie zdając sobie sprawy, że jest fałszywa.

Oszustwo podszywające się pod dostawcę: Oszuści podszywają się pod znanego dostawcę i wysyłają fakturę do zapłaty. Mogą nawet włamać się na konto e-mail dostawcy, aby prośba wydawała się autentyczna.

Business Email Compromise (BEC): Hakerzy uzyskują dostęp do firmowego konta e-mail i używają go do wysyłania fałszywych instrukcji płatności. Mogą nakazać klientom przekierowywanie płatności na inne konto bankowe należące do oszusta.

Oszustwo z nadpłatą: Oszust wysyła czek na kwotę wyższą niż należna, a następnie prosi o zwrot różnicy. Oryginalny czek później zostaje zwrócony, pozostawiając firmę bez pieniędzy. Czasami oszust wysyła fakturę za prawdziwą usługę, ale ją modyfikuje, tak że klient ostatecznie płaci więcej. Może to wiązać się z pobieraniem opłat za usługi, które nie zostały wykonane lub nieznacznym zawyżaniem kosztów.

Oszustwo z duplikatem faktury: Oszust wykonał pewną pracę dla klienta, ale próbuje dostać zapłatę dwa razy za tę samą pracę. Na przykład może „przypadkowo” wysłać tę samą fakturę dwa razy, mając nadzieję, że klient zapłaci za oba razy.

Oszustwa związane z przepisywaniem faktur: Jeśli oszuści uzyskają dostęp do faktury, mogą zmienić jej szczegóły, aby odnieść korzyści. Mogą to zrobić, zmieniając fakturę na komputerze firmy lub dostosowując ją, gdy pojawi się w skrzynce odbiorczej klienta. Zazwyczaj wiąże się to ze zmianą danych płatności, tak aby pieniądze trafiły na konto bankowe oszusta, a nie firmy. Jeśli zostanie to zrobione dobrze, ani firma, ani klient nie zauważą zmian.

Jak chronić się przed oszustwami związanymi z fakturami?

Jak widać, oszustwa fakturowe mogą dotyczyć zarówno osoby wysyłającej fakturę, jak i osoby ją płacącej. W związku z tym Twoje metody obrony zależą od tego, po której stronie transakcji się znajdujesz.

Jak chronić się przed oszustwami fakturowymi jako firma?

Weryfikacja faktur: Zawsze weryfikuj szczegóły faktury przed dokonaniem płatności. Sprawdź dane kontaktowe dostawcy i upewnij się, że towary lub usługi zostały faktycznie otrzymane.

Przeszkol swój personel: Ucz swoich pracowników o oszustwach na fakturach i o tym, jak rozpoznawać podejrzane faktury. Upewnij się, że wiedzą, jak weryfikować żądania płatności, zwłaszcza jeśli dotyczą one zmian w szczegółach płatności.

Używaj zamówień zakupu: Wdróż system zamówień zakupu. Dzięki temu każde żądanie płatności będzie dopasowane do zamówienia zakupu, co utrudni prześlizgnięcie się fałszywych faktur.

Zabezpiecz swoją pocztę e-mail: Używaj silnych haseł i dwuskładnikowego uwierzytelniania dla swoich firmowych kont e-mail, aby uniemożliwić hakerom uzyskanie dostępu.

Regularne audyty: Przeprowadzaj regularne audyty swoich należności, aby wykryć wszelkie nietypowe działania lub nieprawidłowości.

Jak chronić się przed oszustwami fakturowymi jako klient?

Potwierdź instrukcje dotyczące płatności: Jeśli otrzymasz od dostawcy nowe instrukcje dotyczące płatności, zawsze potwierdź je bezpośrednio u dostawcy, korzystając ze znanego numeru telefonu lub adresu e-mail.

Uważnie przejrzyj faktury: Sprawdź, czy na fakturze nie ma nieścisłości, takich jak nieznane terminy, nieprawidłowe dane kontaktowe lub zmiany w szczegółach płatności.

Ustal protokoły komunikacji: Ustal jasne protokoły komunikacji ze swoimi dostawcami, aby potwierdzić wszelkie zmiany w instrukcjach płatności lub szczegółach fakturowania.

Zgłoś podejrzaną aktywność: Jeśli podejrzewasz, że faktura może być oszustwem, natychmiast zgłoś to dostawcy i odpowiednim organom.

Chroń się przed oszustwami fakturowymi

Oszustwa związane z fakturami mogą uderzyć, gdy najmniej się tego spodziewasz. Bitdefender Total Security może pomóc Ci zachować bezpieczeństwo. To kompleksowe rozwiązanie zabezpieczające obejmuje zaawansowane funkcje antyfraudowe, chroniące Twoją firmę przed atakami phishingowymi, złośliwym oprogramowaniem, oszustwami i nieautoryzowanym dostępem do Twojej poczty e-mail i systemów finansowych.

Dzięki Bitdefender możesz zabezpieczyć całą swoją sieć i mieć pewność, że poufne dane Twojej firmy i Twoich klientów pozostaną chronione.

Co powinienem zrobić, jeśli otrzymam podejrzaną fakturę?

Jeśli otrzymasz podejrzaną fakturę, nie dokonuj żadnych płatności, dopóki nie zweryfikujesz jej autentyczności. Skontaktuj się z dostawcą bezpośrednio, używając znanego numeru telefonu lub adresu e-mail, aby potwierdzić szczegóły faktury.

Jak mogę stwierdzić, czy faktura jest fałszywa?

Szukaj oznak takich jak nieznane terminy, nieprawidłowe dane kontaktowe, zmiany w szczegółach płatności lub niezwykłe poczucie pilności. Zawsze weryfikuj fakturę u dostawcy przed dokonaniem płatności.

Jak mogę zapobiec oszustwom fakturowym w mojej firmie?

Wdrażaj silne procesy weryfikacji, szkol swój personel, korzystaj z zamówień zakupu, zabezpieczaj swoje konta e-mail i przeprowadzaj regularne audyty. Dodatkowo rozważ użycie narzędzi do wykrywania oszustw, takich jak Scamio i kompleksowego planu ochrony, takiego jak Bitdefender Total Security.